Gmail: E-Mail zwischen Archiv und Posteingang verschieben
Wer täglich sein E-Mail-Eingang kontrolliert, kann von den verschiedensten Nachrichtenarten berichten. Oftmals wird der Posteingangsordner sehr unübersichtlich und wichtige Nachrichten sind nur schlecht heraus zu finden. Viele E-Mails können sofort gelöscht werden, andere erst nach deren Durchsicht oder näheren Bearbeitung. Nach Durchsicht der übrig gebliebenen Mails steht die Entscheidung bevor, welche Post sicher aufzubewahren ist. Also muss eine Möglichkeit her, die Nachrichten zwischen zu speichern. Hier bietet Gmail eine Archivierungsoption an. Der bereits eingerichtete Ordner für die Archivierung heißt "Alle Nachrichten", dort hinein werden die betreffenden Nachrichten verschoben und sind damit archiviert. Sie sind nicht gelöscht und stets verfügbar. Die archivierten E-Mails erscheinen beim Klick auf den Ordner "Alle Nachrichten ", sie werden ebenso bei einem Suchvorgang gefunden. Beantwortet der Empfänger eine dieser archivierten Mails, erscheint diese erneut im Posteingang.
Wie archiviert man E-Mails in Gmail?
Die gewünschten E-Mails sind im Posteingang per Klick auf das Kontrollkästchen links der Mail zu markieren. Durch Anklicken der Schaltfläche "Archivieren" in der Symbolleiste wandern die ausgewählten Mails ins Archiv. Dort sind sie sicher bis zur weiteren Bearbeitung aufgehoben und vor ungewolltem Löschen geschützt. Sind Tastaturkürzel aktiviert, genügt es bei geöffneter Mail „e" einzugeben und sie wird archiviert.
Auf der Übersichtsseite von Gmail kann der Benutzer seine archivierten Nachrichten mit einem Klick auf den Ordner "Alle Nachrichten " aufrufen. Der benötigte Speicherplatz für die archivierten Mails zählt zu dem verbrauchten E-Mail-Speicher von Gmail. Wird der Platz eng, ist eine Überarbeitung des Archivs notwendig. Das heißt, sich erneut zu entscheiden, welche Nachricht inzwischen unwichtig geworden ist und welche Mail bleiben muss. Die wichtigen Mails lassen sich außerdem auf dem PC speichern.
Wie werden archivierte Nachrichten in den Posteingang zurück geschoben?
Der Vorgang ist zu jeder Zeit möglich und mit nur 2 Klicks erledigt. Zuerst wird der Ordner "Alle Nachrichten" geöffnet und die gewünschten E-Mails mittels Kontrollkästchen markiert. Durch Anklicken der Schaltfläche "In den Posteingang verschieben" wandern die Nachrichten zurück in den Posteingang.
So einfach ist es in Gmail für den Benutzer Ordnung und Übersicht in seinem Postfach zu schaffen. Der Vorgang lässt sich mit einem realen Ablageordner auf dem Schreibtisch vergleichen. Man kann jederzeit hineinschauen und sich Unterlagen heraussuchen, die bearbeitet werden müssen.