Abwesenheitsnotiz bei Outlook-Client festlegen
Outlook ist ein praktischer E-Mail-Client, der für den Nutzer einen guten Überblick über alle E-Mails bietet. Sogar mehrere Postfächer können bequem über Outlook verwaltet werden, was den Aufwand wesentlich verringert. Einige Zusatzfunktionen, wie die Abwesenheitsnotiz sind praktische zusätzliche Features. Mit der Abwesenheitsnotiz kann in Zeiten, in denen ein E-Mail-Postfach nicht abgerufen wird, eine Nachricht an jeden Absender in dieser Zeit verfasst werden. Diese wird automatisch versendet und informiert den Absender darüber, dass seine Nachricht möglicherweise nicht gelesen werden kann. Wie Sie auch in Ihrem Postfach eine solche Notiz anlegen, sehen Sie in dem folgenden Artikel.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Abwesenheitsnotiz festzulegen. Eine Möglichkeit ist es, alles über eine automatische Antwort abzuwickeln.
- Klicken Sie hierfür zunächst auf "Datei" am oberen Rand Ihres Outlook-Fensters. Sie erhalten nun eine Übersicht über Ihre E-Mail-Konten.
- Wählen Sie nun den Button Automatische Antwort senden. In der nachfolgenden Übersicht besteht die Möglichkeit, ein automatisches Senden einer Antwort festzulegen.
- Wählen Sie hierfür das Start- und Enddatum für die Antwort ein. Wenn Sie das Enddatum nicht festlegen, wird die automatische Antwort nach dem Startdatum so lange gesendet, bis die Einstellung irgendwann entsprechend geändert wird. Es empfiehlt sich, im Text der Antwort das Datum mitzuteilen, wann Sie über die E-Mail-Adresse wieder erreichbar sind.
Natürlich ist es auch möglich, für verschiedene Absender unterschiedliche Antworten festzulegen. Das erlaubt es beispielsweise, eine geschäftliche und eine private Antwort festzulegen.
- Wählen Sie in der Menüleiste von Outlook "Datei" und klicken Sie auf die Kategorie Informationen.
- Anschließend wählen Sie den Button "Regeln und Benachrichtigungen erwalten" und anschließend "E-Mail-Regeln".
- Mit der Option "Neue Regel" können Sie eine neue Regel festlegen und mit "Regel auf empfangene E-Mails anwenden" erhalten Sie eine Übersicht verschiedener Optionen.
- Hier wählen Sie aus, für welche Absender die Notiz gelten soll.
- Im Anschluss wählen Sie aus, was mit den empfangenen E-Mails geschehen soll. Hier setzen Sie den Haken bei „diese mit einer Vorlage beantworten“. Sie können anschließend eine Word-Datei auswählen, in der Sie Ihre Notiz bereits verfasst haben.